Trộn thư (Mail Merge vào excel) là 1 trong những công thế vô thuộc tiết kiệm thời hạn khi đề xuất gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn mau lẹ tạo một lá thư, email hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online đang cung cấp cho mình tổng quan liêu của công dụng này và khuyên bảo trộn thư theo từng bước.
Bạn đang xem: Cách link từ excel sang word 2013
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) rất có thể trông cực nhọc khăn, cơ mà trên thực tế quy trình này khá đối kháng giản.Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư có 3 tài liệu:
Văn phiên bản Word cất mã ứng cùng với từng phần núm thể. Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, từng hàng là 1 người nhận. Bản Word sau cùng với thư, email, bao thơ hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:
khi bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tư liệu trộn thư của Word. Microsoft Word đã lấy tên, địa chỉ và các cụ thể khác của tín đồ nhận thẳng từ bảng tính Excel. Do vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn là rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, các bạn nên biến hóa hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước lúc trộn thư. Mọi điều quan trọng cần kiểm tra: các cột trong bảng tính Excel đề nghị khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc hẳn rằng đã tạo ra hai cột họ với tên riêng biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên bạn nhận theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã có hai cột Bang và tp riêng biệt. Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, cực hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc chấm dứt bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ. Nếu khách hàng tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư tự Excel thanh lịch Word:
Khi kết thúc và bình chọn lại trang tính Excel, bạn đã chuẩn bị để trộn thư. Trong lấy ví dụ này, họ sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Wrd 2010, tựa như cho Word 2013.
nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta có thể mở một tài liệu Word hiện nay có, hoặc chế tác một tư liệu mới. Chọn một số loại trộn thư chúng ta muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), e-mail (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bao thơ (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.
Chú ý. trường hợp tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, lưu lại chọn Select All ở góc dưới bên trái.
bấm vào Entire Spreadsheet, với OK.
Bây giờ bạn cũng có thể tiếp tục trộn thư như giải pháp thông thường.
Chú ý. Phòng phòng ngừa những thông báo hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với list thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số cùng tiền tệ lúc trộn thư trong Word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng tốt tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, chúng ta có thể thực hiện nay trực tiếp trong văn bản Word.
chọn vùng trộn thư muốn đổi khác định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác. Thừa nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY. Thêm giữa những mã hình trong những bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0 dấn F9 để cập dấn vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để thấy kết quả.Xem thêm: Cách Học Ở Đại Học Hiệu Quả Khi Học Đại Học, Cách Học Đại Học Hiệu Quả Giành Cho Tân Sinh Viên
Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ cùng phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số chứa hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la với dấu phẩy phân cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc tức là số âm cùng một vết gạch nối đến giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm đựng hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay bởi kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.
Định dạng ngày tháng với thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
“HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng cùng giờ, nhưng mà nhớ rằng M thay mặt đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng với giờ hiện nay tại:Nếu các bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời hạn hiện tại trong văn bản trộn thư, chúng ta cũng có thể thay đổi định dạng của chúng.
chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu thay thay đổi định dạng. Nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu khách hàng chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE“M/d/yyyy” Nhấp yêu cầu vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên format khi cập nhật, khắc ghi chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở tất cả vùng cần điền và tác dụng trong văn bạn dạng trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của không ít chỗ trống |
| F9 | Cập nhật địa điểm trống được chọn. đặt bé trỏ vào bất kể ô trống nào cùng nhấn F9 nhằm cập nhật |
| F11 | Đến vị trí trống đề xuất điền sau |
| Shift + F11 | Đến khu vực trống nên điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn phiên bản trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel với văn bạn dạng Word, mối cung cấp trộn thư đang không tự động hóa cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư new từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn phiên bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một khu vực trống |
| Ctrl + F11 | Khóa vị trí trống đề xuất điền. Tác dụng sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel nuốm đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa vị trí trống yêu cầu điền. Hiệu quả chỗ trống vẫn được cập nhật lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ links chỗ trống đề xuất điền. địa điểm trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị lúc này hiển thị dưới định hình bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện nay tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thứ tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang đến các bạn có thể tạo thư tự động từ tài liệu Excel quý phái Word – nhân tài trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến cải thiện về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học tập word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm ghê nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi studyinuk.edu.vn Online.
Ngoài ra để vận dụng Excel vào công việc một cách công dụng thì bạn còn cần sử dụng tốt các hàm, những công gắng khác của Excel:Một số hàm cơ bạn dạng thường gặp mặt như: SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo một điểm kiện, nhiều điều kiện COUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện các hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… các hàm dò tìm kiếm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay sử dụng như: Định dạng theo đk với Conditional formatting thiết lập cấu hình điều khiếu nại nhập dữ liệu với Data Validation cách đặt Name và áp dụng Name trong bí quyết Lập report với Pivot Table…Rất nhiều kỹ năng và kiến thức phải ko nào? toàn cục những kiến thức và kỹ năng này chúng ta đều hoàn toàn có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ bỏ cơ bạn dạng tới chăm gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp đỡ bạn hệ thống kỹ năng và kiến thức một biện pháp đầy đủ, chi tiết. Rộng nữa không hề có số lượng giới hạn về thời hạn học tập nên bạn cũng có thể thoải mái học bất kể lúc nào, dễ ợt tra cứu lại kiến thức khi cần. Bây chừ hệ thống đang xuất hiện ưu đãi khôn cùng lớn cho chính mình khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: studyinuk.edu.vn.Online
